会議をスムーズに進行させる4つのコツ

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村上醍醐です。

 

私はIT系の会社でいわゆるサラリーマンをしているのですが、会社員である以上避けて通れないのが「会議」です。

複数の人間・部署が関係するときには、メンバー間の合意を得たり、意思決定のための議論を目的として会議が開かれます。

しかし「あれ、何のために会議しているんだっけ?」となることも少なくありません。

そうならないように、有意義な会議を開催するために意識しておいたほうがよいことを紹介していきます。

 

 

いちばん大事なのは事前準備

会議において大事なのは、進行をいかに盛り上げるか、とか、時間どおりに終わらせるという当日の進行ではなく、「事前準備」です。

会議を時間内にスムーズに進めるために、目的や内容をあらかじめ共有しておいたり、流れや時間配分を決めておくなど事前の準備をきちんとしておくことで、当日の会議の出来は決まってくると言っても過言ではありません。

 

1.「アジェンダ(議事項目)」を作成する

では、どんな事前準備が必要なのでしょうか。

1つは「アジェンダ(議事項目)」を作成することです。

何を話し合うのか、決めなければならないことは何かをはっきりさせ、一通りの流れと時間配分をあらかじめ決めておきましょう。

アジェンダがあれば多少話が膨らんで脱線してしまっても、目的を見失うことなく会議を続けることができます。

また、1時間の会議であれば45~50分で終わるように時間配分しておくことで、多少延びてしまっても時間内に収めることができます。

 

2.会議の目的や論点を参加者に事前に共有しておく

アジェンダは作っただけでは意味がありません。それを参加者に事前共有することで初めて意味があります。

会議が始まってから何を話し合うのか確認していたのでは、時間がかかってしまい、せっかくの時間がもったいないです。

参加者にあらかじめ内容を共有・検討してもらい、会議の場では考えるのではなく、検討してきた結果を共有したり決定する場にしましょう。

 

3.役割を分担する

参加者に役割を与えることで、各メンバーにその会議を「自分ごと」として捉えてもらえると、より有意義な会議になります。

例えば自分が進行を行う際は、議事録を他の方にお願いしたり、時間調整(アジェンダがあればその通りに進んでいるかなど)を 確認する人を別に設定しておくなどです。

そうやって役割を分担することで進行役の負担を減らし、スムーズに進むようにする効果が期待できます。

 

4.会議中も目的を常に意識しておく

議論が盛り上がると、話が本筋がそれてしまう経験は、みなさんもあるでしょう。

話し合いを進める中で目的や内容を見失わないように、会議中は話し合う内容を記載したメモをスクリーンに映しておく、という人もいますので、参考にしてみてください。

 

まとめ

まとめると、会議をスムーズに進行させるコツは以下の4つです。

 

  1. 「アジェンダ(議事項目)」を作成する
  2. 会議の目的や論点を参加者に事前に共有しておく
  3. 役割を分担する
  4. 会議中も目的を常に意識しておく

 

会議を開かなくてはならなくなったら、場所を確保して人を集めるだけではなく、上記のような準備や配慮をしておくことで、結果的に自分を助けることになります。

ぜひ試してみてください。

 

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